Digitalizácia a optimalizácia workflow medzinárodného tímu

IKEA prevádzkuje 8 obchodných domov v 3 krajinách — efektívna komunikácia medzi oddeleniami je kľúčová.

Tímy koordinovali interné úlohy, požiadavky a workflow medzi oddeleniami cez e-mail. Bez centralizovaného systému sa dôležité požiadavky strácali v preplnených schránkach, na následné kroky sa zabúdalo a chýbal prehľad o stave úloh aj vyťaženosti tímov.

Chýbajúca štruktúra znamenala, že každý obchodný dom fungoval trochu inak, čo prakticky znemožňovalo zjednotiť procesy alebo merať výkonnosť naprieč organizáciou.

Systém na riadenie workflow a service desk, ktorý nahradil e-mail intuitívnym centrom úloh.

Nástroj sme navrhli tak, aby šetril čas, zdroje a preplnené schránky — poskytuje jednu platformu, kde sa všetky úlohy sledujú, prideľujú a riešia. Namiesto roztrúsených e-mailových vlákien majú tímy úplnú evidenciu všetkých úloh s jasným vlastníctvom a termínmi.

Vlastné workflow, role a oprávnenia zaručujú, že každý člen tímu vidí presne to, čo potrebuje — nič viac, nič menej. Manažment získava reporty a dashboardy v reálnom čase pre rozhodovanie založené na dátach.

IKEA dnes riadi internú spoluprácu naprieč 3 krajinami z jednej platformy.

Nástroj na riadenie workflow zmenil spôsob, akým tímy komunikujú a spolupracujú. Úlohy, ktoré sa predtým strácali v e-mailoch, sa teraz sledujú s úplnou transparentnosťou. Intuitívny dizajn zabezpečil rýchle osvojenie naprieč všetkými obchodmi, zatiaľ čo manažérske reporty prinášajú podklady pre neustále zlepšovanie.